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六步“劍法”助力函件提質(zhì)

       函件是我們與甲方、監理、分包、供應商等合作方溝通的“官方語(yǔ)言”，是記錄工程過(guò)程、明確各方責任、解決爭議問(wèn)題、保障企業(yè)權益的關(guān)鍵法律憑證和管理工具。一封高質(zhì)量的函件，抵得過(guò)十次無(wú)效的口頭爭吵。

       為進(jìn)一步加強集團及下屬單位工程函件的撰寫(xiě)水平，9月28日下午，集團公司在建都大廈14樓會(huì )議室組織開(kāi)展了“工程函件寫(xiě)作實(shí)務(wù)培訓”。本次培訓由集團公司律師事務(wù)部部長(cháng)解健進(jìn)行函件寫(xiě)作技巧講解，并由董事長(cháng)陳向陽(yáng)進(jìn)行實(shí)務(wù)寫(xiě)作方法培訓。集團總部全體人員，在啟各下屬單位主要負責人、經(jīng)營(yíng)負責人、項目技術(shù)負責人及黨支部書(shū)記等150余人參加培訓。
       解健圍繞函件的法律意義與風(fēng)險防范要點(diǎn)展開(kāi)。他從函件的法律屬性入手，系統闡述了工程聯(lián)系單、告知函、催款函等常見(jiàn)函件的基本結構、用語(yǔ)規范及寫(xiě)作要點(diǎn)，結合典型案例，深入淺出地講解了函件撰寫(xiě)中常見(jiàn)的誤區與潛在法律風(fēng)險。
       陳向陽(yáng)董事長(cháng)以《運用六步“劍法”，助力函件提質(zhì)》為題，開(kāi)展了一場(chǎng)極具實(shí)戰性的工程函件寫(xiě)作培訓。他指出，工程函件主要存在“主體不對、情況不明、內容不全、責任不清、舉措不實(shí)、文字不精”等六大問(wèn)題，并針對性地提出六步“劍法”，提升函件質(zhì)量：

       1、明確主體，解決“主體不對”
       強調函件發(fā)送必須“找對人”，嚴格對照合同約定，建立關(guān)鍵聯(lián)系人清單，規范函件抬頭與落款。

       2、查明事實(shí)，解決“情況不明”
       提出運用“5W1H”要素法與證據鏈思維，做到用數據說(shuō)話(huà)、讓事實(shí)發(fā)聲。

       3、構建框架，解決“內容不全”
       采用“背景-問(wèn)題-依據-訴求-要求”五步法結構，構建邏輯閉環(huán)。

       4、厘清邊界，解決“責任不清”
       寫(xiě)作中要做到立場(chǎng)堅定、責任歸屬明確，總的原則是：不增加自己的義務(wù)，不減損自己的權利。

       5、聚焦行動(dòng)，解決“措施不實(shí)”
       主要是對分包商的函件，要將模糊要求轉化為具體、可執行的行動(dòng)計劃，明確具體的負責人和時(shí)限，責任到人、各負其責。

       6、錘煉語(yǔ)言，解決“文字不精”
       推行“三審三?！睓C制，力求語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、準確、專(zhuān)業(yè)。

       陳向陽(yáng)董事長(cháng)強調，每一封工程函件體現的是我們公司的管理水平和專(zhuān)業(yè)素養，更是我們保護自身利益的“法律武器”。他希望大家牢記六步“劍法”，工程函件堅持做到“模板化、案例化、責任化”，讓每一次書(shū)面溝通都成為公司穩健發(fā)展的堅實(shí)基石！
       接下來(lái)，集團公司將根據陳向陽(yáng)董事長(cháng)提出的六步“劍法”，加快推進(jìn)工程函件標準模板的制訂工作，切實(shí)提升工程函件的質(zhì)量與效力。